REGOLAMENTO RIMBORSI SPESE SOCI DELL’ASSOCIAZIONE
Tutte le associazioni e gli enti no profit in genere possono deliberare, tramite decisione del Consiglio Direttivo, di corrispondere un rimborso spese al socio che abbia affrontato delle spese o degli esborsi per necessità dovute all’attività associativa.
Art. 1 Ambito di applicazione Il presente regolamento disciplina il trattamento economico dei rimborsi spese per l’attività istituzionale, sportiva e sociale legittimamente svolta dai soci per conto dell’Associazione e si applica a tutte le collaborazioni volontarie e gratuite prestate dai soci stessi.
Art. 2 Attività istituzionale e/o sociale può essere determinata da:
a) motivi attinenti allo svolgimento di un’attività di promozione comunque legata alle finalità istituzionali dell’Associazione (es, partecipazione a eventi o manifestazioni sportive, culturali e turistiche ;
b) motivi attinenti lo svolgimento di attività discendenti da obblighi assunti ad altro titolo o che l’Associazione è comunque tenuta a rispettare (es. partecipazione ad Assemblee Istituzionali).
L’attività sopracitata può essere organizzata e svolta conciliabile alle disposizioni approvate dal Direttivo e previa verifica della disponibilità di copertura della spesa da parte del Tesoriere compatibilmente con le disponibilità di bilancio, oltre al conferimento di incarico scritto da parte del Presidente. Dopo il conferimento dell’incarico il socio dovrà predisporre il modulo allegato al presente regolamento con l’autorizzazione alla spesa rilasciata dal Tesoriere. L’attività istituzionale e/o sociale può essere svolta dai soci componenti i vari organi dell’Associazione o da singoli soci per specifiche attività sociali. L’autorizzazione non comporta automaticamente la liquidazione della stessa, qualora non siano rispettate le disposizioni del presente regolamento.
Art. 3 Mezzi di trasporto consentiti La scelta del mezzo di trasporto deve rispondere a criteri di efficienza e di economicità. Di norma le attività istituzionali o sociali realizzate sul territorio nazionale devono essere svolte avvalendosi dei mezzi di trasporto ordinari.
Sono considerati mezzi ordinari:
a) il treno; costo del biglietto e degli eventuali supplementi nei limiti della tariffa II classe o, sui treni in cui sia presente un diverso sistema di classificazione (per es. Frecce), la tariffa Base Standard o equivalente;
b) l’aereo; (biglietto in classe turistica)
c) la nave; (costo del biglietto di II classe e degli eventuali oneri di prenotazione e tasse di imbarco)
d) gli altri mezzi regolari di servizio di linea urbana ed extraurbana (autobus, metrò, tram, ecc.)
È consentito l’impiego di mezzi straordinari, previa verifica delle disponibilità di bilancio da parte del Tesoriere, quando l’attività istituzionale e/o sociale non possa essere espletata con i mezzi di trasporto ordinari;
Sono considerati mezzi straordinari:
a)i mezzi noleggiati;
b)i taxi;
c)l’auto di proprietà.
Il noleggio di mezzi e l’uso del taxi devono essere riservati a casi eccezionali da motivare.
L’utilizzo del mezzo proprio deve essere richiesto preventivamente in forma scritta ed autorizzato dal Tesoriere. La richiesta di autorizzazione all’uso del mezzo proprio deve essere contestualmente accompagnata dall’esplicita dichiarazione dell’interessato che sollevi l’Associazione da qualsiasi responsabilità per danni causati a terzi con il mezzo usato.
Tutti i rimborsi di cui sopra sono liquidati solo dietro presentazione della relativa documentazione fiscale priva di abrasioni, correzioni o cancellature. Anche allo scopo di consentire una corretta imputazione a bilancio, nel caso in cui il richiedente il rimborso abbia sostenuto delle spese anche per altri soci, la relativa documentazione (modello di rimborso e/o scontrino) dovrà riportare l’indicazione del nominativo dei partecipanti. Si precisa che le spese sostenute dai soci, oltre ai limiti di spesa stabiliti nel presente regolamento, sono a carico degli stessi.
LIMITI DI SPESA
Il rimborso spese ai soci autorizzati alla partecipazione di eventi culturali e sportivi (in qualità di atleti) non potrà superare il tetto di 80€ per ogni giorno di gara. Tale cifra è comprensiva di alloggio, pranzi , cene ed altre eventuali spese sostenute dal socio autorizzato.
Il rimborso per le spese di trasporto con utilizzo del proprio mezzo (autorizzato)viene fatto riferimento alle tabelle Kilometriche ACI non potrà superare il tetto di 200€
Il rimborso per le spese di trasporto con Aereo o Nave sarà stabilito di volta in volta da Direttivo sentito il parere del tesoriere.
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